¿Qué son los sistemas de gestión integrados?
La Integración de Sistemas de Gestión se define como el conjunto de elementos relacionados,
o que interactúan, que permiten implantar y alcanzar la política y los objetivos de una
organización en lo que se refiere a los aspectos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud,
u otras disciplinas de gestión. Es decir, la acción y el efecto de aunar o fusionar los elementos
de gestión, comunes o semejantes, de las Normas de referencia implicadas en los Sistemas
que se pretenden integrar, tanto en lo que se refiere a la documentación como a la propia
implementación de dichos Sistemas; por todo ello la organización que pretenda llevarlo a cabo
tendrán que realizar acciones para compartir métodos o sistemáticas en la gestión de las
diferentes áreas, y de este modo cumplir con las diferentes Normas que se trata de integrar.
Un sistema integrado de gestión es un sistema único diseñado para gestionar múltiples
aspectos de las operaciones de una organización de acuerdo con múltiples normas, los
sistemas más comunes son los relativos a calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el
trabajo y seguridad de la información según ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ISO 27001
respectivamente, pero no son los únicos. Estas normas certificables son compatibles entre sí,
que se basan en unos principios en común. Dichos principios se desarrollan en la estructura de
cada una de las normas
Con el paso del tiempo van surgiendo nuevas normas internacionales, como la relativa a
Responsabilidad Social Corporativa ISO 26000, que puede formar parte también de un SIG
Sistemas Integrados y se podría ampliar, como mencionábamos antes.
El alcance de la integración de los sistemas de gestión puede depender de las partes
interesadas de una organización, aunque ya hemos visto lo que es más habitual, podemos
encontrar sectores a los que se les exige otras normas internacionales más rigurosas y
estrictas para su desempeño.
Puede darse el caso de que la integración sea parcial, es decir que la integración de sistemas
esté formada solo por dos de los sistemas de gestión que hablamos al principio.
Los Sistemas Integrados de Gestión aportan muchos beneficios a las organizaciones que
eligen este modelo de gestión. Le mejora la gestión operativa tanto en el rendimiento de sus
procesos, como en un aumento del beneficio de la compañia
Optimizar recursos humanos, financieros y tecnológicos, es tal vez el más relevante entre ellos.
Pero también tenemos la agilidad y facilidad con que se pueden practicar las auditorías
internas.
Evitar la duplicidad de funciones, en los empleados y en los procesos, así como elevar los
niveles de productividad y de satisfacción en empleados, clientes y socios comerciales,
son también factores que inclinan la balanza hacia el lado de los Sistemas Integrados de
Gestión.
Qué ventajas tiene la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9000?
Los sistemas de gestión integrados ofrecen más ventajas que los sistemas de gestión
independientes que funcionan en paralelo.
En el competitivo entorno empresarial actual, la racionalización de las operaciones es esencial
para mantener bajos los gastos generales. Entre los principios clave de la gestión integrada
figuran la eliminación de redundancias y la consolidación de sistemas. La implantación de un
sistema de gestión integrado proporciona un marco para hacer precisamente esto, y ofrecen
más ventajas que los sistemas de gestión independientes que funcionan en paralelo, sirven
como herramienta para hacer más competitiva una empresa, ya que constituyen un elemento
diferenciador frente a la competencia, colocando a la empresa en una posición ventajosa frente
al resto de competidores. se reducen la cantidad de trabajo y se mejora la eficacia.
Los Sistemas Integrados de Gestión (SIG) o Sistemas HSEQ, ayudan a las organizaciones a
mejorar permanente la calidad de los productos y servicios, a establecer y evaluar programas,
política, control y objetivos. La creación de un sistema de gestión integrado simplifica el
desarrollo, mantenimiento y utilidad de varios sistemas de gestión. Es una herramienta que
proporciona considerables beneficios en la implantación en cualquier organización, puesto que
poseen varios puntos similares y parte de su documentación y actividades pueden gestionarse
de manera común. Así se consiguen una serie de beneficios, entre los que destacan:
Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestión de los sistemas y en la consecución de los
objetivos y las metas.
Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas necesidades o
expectativas de las partes interesadas.
Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global
de los sistemas.
Simplificación y reducción de la documentación y los registros (Manual común,
procedimientos de gestión comunes, registros comunes, etc).
Reducción de recursos y del tiempo empleado en la realización de los procesos integrados,
lo que implica aumento de la competitividad y de la innovación.
Mejora tanto de la comunicación interna como de la imagen externa, alcanzando mayor
confianza de clientes y proveedores.
Reducción de costes del mantenimiento del sistema y de evaluación externa (simplificación
del proceso de auditoría).
Mejora de la percepción y de la involucración del personal en los sistemas de gestión,
favoreciendo que toda la organización hable un único lenguaje de gestión.
Eliminación de operaciones innecesarias.
Disminución del periodo de implantación, pues será más corto que la suma de los períodos
de implantación de los sistemas de forma secuencial.
Cómo se realiza la Integración de Sistemas
Actualmente, las normas ISO cuentan con una estructura compatible y coherente, facilitando el
proceso de integración de sistemas.
Estos estándares tienen fundamentos de gestión comunes como es la orientación a la
satisfacción de las partes interesadas, la filosofía de mejora continua promovida por el ciclo
PHVA y el enfoque basado en procesos. Además de estos fundamentos, cuentan con
requisitos análogos y una estructura común.
ISO, ha proporcionado a sus normas una estructura idéntica, con definiciones y términos
comunes para formar estándares del sistema de gestión, que simplifica y posibilita la
implementación de estándares múltiples, es decir de SIG o HSEQ, en una organización sea
más fácil. Esto es de gran ayuda para las organizaciones que se decidan a realizar la
integración de sistemas, lo que supondrá un significativo ahorro de tiempo y dinero.
Para conseguir finalizar con éxito un proyecto de integración de sistemas, las organizaciones
deben seguir una serie de pasos que se explican a continuación.
En primer lugar, hay que identificar en la organización todos los sistemas de gestión
implantados, las metodologías que se estén utilizando y las responsabilidades asignadas. Si
la organización no tiene sistemas implantados, entonces se puede comenzar por el siguiente
paso.
El segundo paso es designar a la persona coordinadora o responsable del proyecto de
integración. En muchos casos, coincide con la persona que asume la responsabilidad de los
sistemas de gestión. En función del tamaño de la empresa y complejidad del proyecto de
integración, podría ser conveniente formar un comité o equipo con las personas
responsables de los departamentos, los procesos o los sistemas que se vayan a integrar.
La planificación es la tercera acción que hay que llevar a cabo. Para ello, se establece un
cronograma donde se especifican los elementos que se tienen que integrar, plazos,
responsables de los procesos afectados y documentos que se van a generar.
Por último, para asegurar el éxito del proyecto, hay que comunicar a todas las personas de
la organización que estén implicadas los cambios que se van a realizar, la nueva estructura,
documentación y funciones asignadas.
